Standaarden voor de Erfgoedsector
Het beheren van erfgoedcollecties is meer dan het bewaren van objecten in een depot of het tonen van topstukken in een vitrine. Achter de schermen wordt dagelijks gewerkt aan het registreren, beschrijven, conserveren, ontsluiten en duurzaam bewaren van duizenden objecten – van schilderijen en brieven tot gereedschap, kleding of digitale bestanden. Om dat zorgvuldig, professioneel en toekomstgericht te doen, zijn standaarden onmisbaar.
Standaarden in collectiebeheer zorgen voor orde, samenhang en uitwisselbaarheid. Ze beschrijven hoe instellingen informatie vastleggen, hoe processen worden ingericht, en hoe gegevens worden gedeeld met anderen. Dat is belangrijk, omdat erfgoedinstellingen zelden op zichzelf staan. Ze werken samen, delen kennis, wisselen collecties uit of stellen hun data beschikbaar voor educatie, onderzoek en publieksgebruik. Zonder afspraken over structuur, termen en formats zou die samenwerking onnodig ingewikkeld en foutgevoelig worden.
Een goed voorbeeld is SPECTRUM 5.0, de internationale standaard voor collectiebeheer. Deze standaard beschrijft precies welke stappen een museum moet nemen bij bijvoorbeeld de verwerving van een object, het registreren van kenmerken, het controleren van de conditie, of het uitlenen aan een andere instelling. Door die processen te standaardiseren, kunnen instellingen systematisch werken en makkelijker met elkaar afstemmen. In Nederland en Vlaanderen wordt een aangepaste versie van SPECTRUM breed gebruikt.
Ook in de manier waarop collecties worden beschreven, zijn standaarden van groot belang. Denk aan het Termennetwerk, waarin erfgoedinstellingen gebruik maken van gezamenlijke termen voor bijvoorbeeld materiaalsoorten, technieken, geografische aanduidingen of stijlen. Zo wordt een “gouache” of een “18e-eeuwse windmolen” op dezelfde manier geregistreerd bij verschillende organisaties. Dat maakt het mogelijk om collecties via zoekmachines, aggregatoren en websites als één geheel doorzoekbaar te maken.
Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) speelt een belangrijke rol in het ontwikkelen en promoten van deze standaarden binnen Nederland. Het NDE werkt samen met musea, archieven, bibliotheken en andere instellingen om te zorgen dat digitale erfgoeddata duurzaam bewaard, verbonden en bruikbaar blijven. Daarbij hanteert het netwerk principes als ‘éénmalig registreren, meervoudig gebruiken’ en sluit het aan op internationale ontwikkelingen, zoals open data en semantische technologieën.
Een van die technologische ontwikkelingen is linked data – een methode waarmee digitale informatie uit verschillende bronnen met elkaar verbonden wordt op basis van gedeelde betekenissen. Als twee instellingen bijvoorbeeld allebei informatie hebben over hetzelfde object of dezelfde kunstenaar, kunnen die gegevens via linked data automatisch aan elkaar gekoppeld worden. Dit zorgt voor rijkere zoekresultaten, slimmere toepassingen (zoals erfgoedkaarten of tijdlijnen) en betere toegang voor onderzoekers, programmeurs en het brede publiek.
Kortom, standaarden maken het mogelijk om erfgoedcollecties duurzaam te beheren, efficiënt te ontsluiten en met elkaar te verbinden. Ze zijn de stille infrastructuur achter een toegankelijke, goed georganiseerde en toekomstgerichte erfgoedsector. Voor instellingen die serieus werk maken van collectiebeheer en publieksbereik zijn standaarden dan ook geen luxe – maar een noodzaak.
