Encoded Archival Description
Encoded Archival Description (EAD) is een internationale standaard voor het digitaal beschrijven van archieven. De standaard is ontwikkeld om de structuur en inhoud van archiefcollecties op een consistente en machineleesbare manier vast te leggen, met als doel deze informatie toegankelijk te maken via digitale systemen. EAD is gebaseerd op XML, een op tekst gebaseerde markeertaal waarmee gegevens hiërarchisch en semantisch gestructureerd kunnen worden. Dit maakt het mogelijk om de vaak complexe ordening van archieven – bijvoorbeeld een archief van een persoon, organisatie of familie, onderverdeeld in series, dossiers en documenten – digitaal te modelleren zoals deze op fysieke of logische wijze bestaat.
In tegenstelling tot bibliotheekstandaarden, die vaak gericht zijn op individuele boeken of objecten, legt EAD de nadruk op de context en opbouw van het geheel. Een EAD-bestand beschrijft niet alleen de inhoud van het archief, maar ook informatie over de archiefvormer, de geschiedenis van de collectie, de bewaaromstandigheden, beperkingen op toegang en andere relevante context. Dit maakt EAD geschikt voor het publiceren van zogenaamde ‘toegangen’ of finding aids, die gebruikers wegwijs maken in de structuur van een archief.
Door het gebruik van EAD kunnen archieven hun collectiebeschrijvingen koppelen aan grotere netwerken en portals, zoals Archives Portal Europe of het Nederlandse Archieven.nl. De uniforme opbouw zorgt ervoor dat gegevens uit verschillende instellingen op vergelijkbare wijze kunnen worden gepresenteerd en doorzocht. Bovendien maakt het EAD mogelijk om rijke metadata uit te wisselen tussen archiefsystemen, waardoor archiefcollecties breder zichtbaar en bruikbaar worden – voor onderzoekers, erfgoedprofessionals en het bredere publiek.
In Nederland en Vlaanderen wordt EAD gebruikt door het Nationaal Archief, regionale archiefdiensten en andere instellingen die hun archiefgegevens digitaal willen ontsluiten. Vaak gebeurt dit in combinatie met andere standaarden zoals ISAD(G) voor beschrijvingsregels en EAC-CPF voor contextuele informatie over personen of organisaties. Archiefbeheersystemen zoals MAIS-Flexis, Atlantis of Memorix Archieven bieden vaak exportmogelijkheden naar EAD-formaat, zodat instellingen hun metadata eenvoudig kunnen aanleveren aan externe platforms of portalen.
De EAD-standaard wordt internationaal beheerd door de Library of Congress in samenwerking met de Society of American Archivists. De meest recente specificaties, voorbeeldbestanden en technische documentatie zijn beschikbaar op de website van de Library of Congress: https://www.loc.gov/ead/. Deze bron vormt het vertrekpunt voor instellingen die EAD willen implementeren of beter willen begrijpen hoe hun archiefdata op een duurzame, interoperabele manier kan worden vastgelegd.
