DAM
Digital Asset Management (DAM) is het proces en systeem voor het opslaan, organiseren, beheren, terugvinden en delen van digitale bestanden – ook wel digitale assets genoemd. Denk hierbij aan foto's, video's, scans, documenten, audiobestanden, grafisch materiaal en meer.
Wat is een digitale asset?
Een digitale asset is elk bestand dat:
- een waarde vertegenwoordigt voor een organisatie,
- op een consistente manier beheerd moet worden,
- en rechten, metadata of versies nodig heeft.
Voorbeelden:
- Een gedigitaliseerd schilderij uit een museumcollectie
- Een promofoto van een tentoonstelling
- Een audiobestand van een oral history-interview
- Een PDF van een historische akte
- Een video van een erfgoedverhaal
Wat doet een DAM-systeem?
Een DAM-systeem (zoals ResourceSpace, Bynder, FotoWare of Extensis Portfolio):
- Slaat media veilig op in één centrale omgeving
- Zorgt voor metadata (zoals titel, maker, rechten) per bestand
- Regelt toegangsbeheer: wie mag wat zien, downloaden of bewerken
- Ondersteunt versiebeheer en back-ups
- Maakt delen en publiceren van media mogelijk (bijv. via een beeldbank of website)
- Integreert soms met andere systemen (zoals collectiebeheersystemen of CMS’en)
Wat is het verschil met een collectiebeheersysteem?
Een collectiebeheersysteem registreert objecten (zoals schilderijen of archeologische vondsten), met de fysieke, historische en contextuele informatie over het object zelf. Een DAM-systeem beheert de digitale bestanden die daaraan gekoppeld kunnen zijn (foto's, scans, video’s).
In de praktijk werken ze dus vaak samen: Het collectiebeheersysteem beheert de beschrijving van het object. Het DAM-systeem beheert de afbeelding of media die daarbij hoort
Waarom is DAM belangrijk voor erfgoedinstellingen?
- Biedt controle over grote hoeveelheden mediabestanden
- Voorkomt dat bestanden verspreid en onvindbaar raken
- Houdt bij wie toegang heeft tot welke bestanden
- Maakt het makkelijk om collecties te publiceren of hergebruiken
- Zorgt voor consistentie in rechtenbeheer en metadata
